เทคโนโลยีใหม่และระบบคลาวด์ทำให้หน่วยงานสามารถจัดการกับคำขอ Freedom of Information Act ที่พวกเขาได้รับในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้ง่ายขึ้นFOIA-in-the-cloud เป็นเทรนด์ที่เพิ่มขึ้นในหมู่หน่วยงานที่ต้องการแบ่งเบาภาระกระดาษและค่าใช้จ่ายEdith Pembleton ผู้จัดการฝ่ายการจัดการข้อมูลและลูกค้าสัมพันธ์ของ Federal Housing Finance Agency กล่าวว่าวิกฤตที่อยู่อาศัยในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมามีผลกระทบอย่างมากต่อจำนวนคำขอ FOIAเธอกล่าวว่า Department of Housing and Urban Development ได้ย้ายระบบ FOIA ไปยังระบบคลาวด์ในปี 2554 โดยใช้แอปพลิเคชัน FOIAxpress จาก AINS เพื่อช่วยจัดการกับคำขอจำนวนมาก
ค้นพบวิธีที่หน่วยงานต่างๆ ทั่วทั้งรัฐบาลใช้ระบบคลาวด์เพื่อพลิกโฉมบริการภาครัฐ
ตั้งแต่องค์กรไปจนถึงปลายทางในกิจกรรม 3 วันนี้ ลงทะเบียนวันนี้!“งานในมือของ FOIAs ลดลงเพราะส่วนหนึ่งมาจากสภาพแวดล้อม FOIA ที่เรามีในปัจจุบัน” เธอกล่าวหลังจากพูดเมื่อวันพฤหัสบดีที่การประชุมผู้ใช้ AINS ในวอชิงตัน “เมื่อเราไปที่ระบบคลาวด์ สิ่งที่ใหญ่ที่สุดที่เราสังเกตเห็นคือประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในระบบของเรา ดังนั้นผู้คนจึงไม่รอที่จะโหลดเอกสารและทำการค้นหาเอกสาร”
งานในมือของ FOIA ในปีงบประมาณ 2551-2555 (FOIA.gov)
ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นแฟรงก์ แวนซ์ เจ้าหน้าที่ FOIA ของสำนักงานผู้ควบคุมเงินตราในกระทรวงการคลัง สะท้อนประสบการณ์ของเพมเบอร์ตัน
เขากล่าวว่า OCC ยังได้เห็นคำขอ FOIA เพิ่มขึ้นอย่างมาก และพวกเขาก็มีความซับซ้อนมากขึ้น OCC เช่นเดียวกับ HUD ได้ย้ายระบบ FOIA ไปยังบริการที่มีการจัดการของ AINS ในปี 2552
“พวกเราที่ OCC กำลังพยายามให้ข้อมูลเชิงรุกมากที่สุดเท่า
ที่จะเป็นไปได้ผ่านทางเว็บ แต่นั่นก็เป็นการเปิดประตูระบายน้ำของสิ่งต่างๆ ที่ไม่ได้อยู่ที่นั่น” เขากล่าว “ผู้คนพูดว่า ‘พวกเขาต้องการทุกอย่างบน x หรือพวกเขาต้องการทุกอย่างบน y’ เรากำลังตรวจสอบระบบข้อมูลของเราและสแกนมัน และตอนนี้ฉันเห็นคำขอที่มีกระดาษ 45,000 แผ่น และมันเหลือเชื่อมากกับสิ่งที่ผู้คนขอ เรากำลังพยายามที่จะเปิด เรากำลังพยายามทำให้โปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ก็คำนึงถึงความจำเป็นในการรักษาความลับเกี่ยวกับการธนาคารด้วย”
และไม่ใช่แค่หน่วยงานเหล่านี้เท่านั้น กระทรวงยุติธรรมรายงานว่าหน่วยงานต่าง ๆ เห็นจำนวนคำขอ FOIA สูงสุดในรอบ 5 ปีในปี 2555 โดยได้รับมากกว่า 654,000 รายการ นั่นคือเพิ่มขึ้น 1 เปอร์เซ็นต์จากปี 2555 รวมแล้วเพิ่มขึ้นอีกประมาณ 34,000 ราย DoJ กล่าวว่างานในมือของ FOIA ทั่วทั้งรัฐบาลลดลง 14% เช่นกัน
ปีที่แล้ว DoJ กล่าวในรายงานเดือนกันยายน 2555 ว่าหน่วยงานต่าง ๆ ประมวลผลคำขอ FOIA เพิ่มขึ้น 5 เปอร์เซ็นต์ ในปี 2554 เมื่อเทียบกับปี 2553 หน่วยงานได้รับคำขอข้อมูลมากกว่า 631,000 รายการในปี 2554 และเห็นว่างานในมือของรัฐบาลเพิ่มขึ้นเป็นมากกว่า 83,000 จากน้อยกว่า 70,000 ในปี 2553 .
นอกจากนี้ DoJ ยังพบว่าจำนวนเจ้าหน้าที่ FOIA เต็มเวลาทั่วทั้งรัฐบาลลดลงกว่า 300 คน ซึ่งหมายความว่ามีคนจำนวนน้อยลงที่ต้องจัดการคำขอที่มากขึ้นเรื่อยๆ
ประหยัดต้นทุนเป็นเลขสองหลักHUD, OCC และบริษัทอื่นๆ ปฏิเสธการผลักดันให้ใช้ระบบ FOIA ของรัฐบาลที่เรียกว่า FOIAOnline.gov
สำนักงานคุ้มครองสิ่งแวดล้อม สำนักบริหารจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติ และกระทรวงพาณิชย์เปิดตัวพอร์ทัลแบบครบวงจรในเดือนมกราคม 2012 เครื่องมือ FOIAOnline นั้นทำงานช้าโดยมีหน่วยงานผู้สนับสนุนเพียงสามแห่ง ได้แก่ กระทรวงการคลัง หน่วยงานแรงงานสัมพันธ์แห่งสหพันธรัฐ และคณะกรรมการพิทักษ์ระบบคุณธรรมโดยใช้เครื่องมือ และ Treasury ใช้พอร์ทัลเพื่อรับคำขอ FOIA เท่านั้น
เหตุผลส่วนหนึ่งในการย้าย FOIA ไปยังคลาวด์คือการประหยัดต้นทุน
Pembleton กล่าวว่า HUD ประหยัดได้ 22 เปอร์เซ็นต์ในปี 2013 และ 25 เปอร์เซ็นต์ในปี 2012 จากค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน เมื่อเทียบกับระบบเดิมของหน่วยงาน
เธอกล่าวว่าค่าใช้จ่ายเหล่านั้นรวมถึงบุคลากร การจัดการเอกสาร และการรักษาระบบไอทีให้ทำงานอยู่เสมอ
“การประหยัดการสนับสนุนที่เราเห็นเป็นผลมาจากการที่เราสามารถทำงานได้มากขึ้นจากมุมมองของรัฐบาลกลาง ซึ่งตรงข้ามกับที่เราต้องทำสัญญา” เธอกล่าว “สภาพแวดล้อมช่วยให้การค้นหาทำได้เร็วขึ้นมาก”
สมัครรับจดหมายข่าวรายวันของเรา เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวของรัฐบาลกลาง
อีกเหตุผลหนึ่งที่ต้องย้ายระบบคลาวด์คือแรงผลักดันจากฝ่ายบริหารของโอบามาในการปรับปรุงวิธีการจัดการบันทึกของรัฐบาลกลาง
